Ogromne ilości dokumentów, zalegających w szafach to realia wielu przedsiębiorstw. Niestety, nie da się takiego stanu rzeczy całkowicie unikać. Nawet w dobie digitalizacji, papierowe wersje dokumentów cieszą się ogromną popularnością i trudno oczekiwać, żeby miało się to nagle zmienić. Można natomiast nad taką dokumentacją zapanować. Odpowiednia archiwizacja sprawi, że kolejny raz, gdy zbliżymy się do wypełnionych szafek i regałów, nie będziemy musieli czuć narastającej dezorientacji.
Ogromne ilości dokumentów, zalegających w szafach to realia wielu przedsiębiorstw. Niestety, nie da się takiego stanu rzeczy całkowicie unikać. Nawet w dobie digitalizacji, papierowe wersje dokumentów cieszą się ogromną popularnością i trudno oczekiwać, żeby miało się to nagle zmienić. Można natomiast nad taką dokumentacją zapanować. Odpowiednia archiwizacja sprawi, że kolejny raz, gdy zbliżymy się do wypełnionych szafek i regałów, nie będziemy musieli czuć narastającej dezorientacji.
Jak wygląda archiwizacja dokumentów w firmie?
Archiwizację w uproszczeniu określić można jako sortowanie i segregowanie dokumentacji firmowej. „W uproszczeniu”, bo w rzeczywistości proces ten jest znacznie bardziej skomplikowany. Konieczne jest zebranie wszystkich dokumentów oraz zapoznanie się z nimi w taki sposób, aby można je było sklasyfikować. Uniwersalnym sposobem kwalifikacji jest przyporządkowanie aktom odpowiedniej litery.
- Litera A – do tej grupy można zaliczyć akta, które przedstawiają szczególną wartość historyczną. Takiej dokumentacji się nie niszczy, tylko przechowuje wieczyście;
- Litera B – do tej grupy wlicza się akta niearchiwalne, a więc takie, które mają określony termin „przydatności”;
- Litery Bc – w tej kategorii znaleźć można dokumenty, które wystarczy zniszczyć dowolnie, gdy tylko przestaniemy ich potrzebować;
- Litera B oraz cyfra – cyfra określa, ile lat należy przetrzymywać konkretny dokument;
- Litera BE oraz cyfra – w tym przypadku cyfra oznacza liczbę lat, po których upływie należy zapoznać się z dokumentacją, ocenić jej przydatność, a następnie zdecydować o utylizacji lub o dalszym przetrzymywaniu.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów to nie tylko przyporządkowanie aktom odpowiedniego symbolu; to również określenie kryteriów, a następnie, ustalenie na ich podstawie kategorii. Powinny być one dopasowane do działalności klienta oraz, jednocześnie, być możliwie jak najbardziej uniwersalne. Oznaczenia, opisy, zapisy w ewidencji – każdy ten element powinien być maksymalnie przyjazny dla przyszłego użytkownika archiwum.
Dlaczego archiwizacja dokumentów firmowych to dobry pomysł?
Większy ład i harmonia, o którym wspomniano wyżej, to tylko niektóre zalety dobrej archiwizacji dokumentów. Oczywiście, są one bardzo istotne – chaos wśród dokumentacji może utrudnić codzienną pracę, a nawet doprowadzić do wstrzymania pewnych procesów. Jeśli w ten sposób zagubimy ważną dokumentację, możemy nadszarpnąć swój wizerunek oraz zaszkodzić relacji budowanej z klientem lub partnerem biznesowym. Z archiwizacją wiąże się jednak szereg zalet nieco innej natury.
Przede wszystkim, posortowana dokumentacja pozwala przestrzegać obowiązującego prawa i, co za tym idzie, uniknąć ewentualnym kar pieniężnych. Przedsiębiorca, który przechowuje dane personalne swoich klientów po rozwiązaniu umowy lub zutylizuje nieodpowiednie deklaracje podatkowe przed upływem ustawowego czasu, może zostać obarczony grzywną. Aby mieć precyzyjną wiedzą dotyczącą tego, jak zarządzać poszczególnymi aktami, niezbędne jest ich właściwe posortowanie.
Zewnętrzne kontrole, np. przeprowadzane przez Urząd Skarbowy mogą wiązać się z niemałym stresem, nawet jeśli działamy zgodnie z obowiązującym prawem. Taki stres wynikać może np. ze świadomości, że z niedostateczną precyzją zadbaliśmy o kompletowanie wymaganej dokumentacji. Tu znowu z pomocą przychodzi profesjonalna archiwizacja dokumentów. Dzięki niej przedsiębiorca może czuć się spokojnie i nie obawiać się wglądu do akt zewnętrznych instytucji.
Komu zlecić archiwizację dokumentów?
To zadanie warto powierzać tylko sprawdzonym usługodawcom. Rzetelne firmy, takie jak np. https://www.ekoakta.pl, przeważnie proponują duży wybór sług powiązanych z zarządzaniem dokumentacją. Dzięki temu, że dysponują specjalistyczną infrastrukturą oraz zatrudniają profesjonalnych archiwistów, ich klienci nie muszą czekać długo na zrealizowaną usługę. Oprócz tego zyskują pewność, że archiwizacja została przeprowadzona zgodnie z oficjalnymi standardami, panującymi w tej branży.
