Każda firma poszukuje sposobów na oszczędności. Nie powinny one iść jednak w parze z obniżoną efektywnością przedsiębiorstwa i spadkiem jakości oferowanych usług. Dzięki skanowaniu i digitalizacji dokumentów firma ma okazję i usprawnić swoje działanie, i odnotować niższe koszty związane z codziennym funkcjonowaniem.
Każda firma poszukuje sposobów na oszczędności. Nie powinny one iść jednak w parze z obniżoną efektywnością przedsiębiorstwa i spadkiem jakości oferowanych usług. Dzięki skanowaniu i digitalizacji dokumentów firma ma okazję i usprawnić swoje działanie, i odnotować niższe koszty związane z codziennym funkcjonowaniem.
Dwa sposoby na skanowanie dokumentów firmowych
- Samodzielnie
Skanowanie dokumentów wymaga nie tylko dysponowania dobrej jakości urządzeniem, ale też odpowiedniego oprogramowania. Należy też ustalić, czy będziemy korzystać z ustawień automatycznych, czy z manualnych. W pierwszym wariancie maszyna sama wykryje kolor dokumentu i jego zawartość. W wersji manualnej to my określamy preferencje dotyczące skali szarości lub nasycenia barw. Warto zdawać sobie sprawę, że w popularnych programach dostępnych na rynku, skanowane obrazy najczęściej mają rozdzielczość od 10 do 3000 dpi. Tutaj osoby niewprawione mogą mieć trudności. Zbyt niskie ustawienia rozdzielczości mogą sprawić, że plik nie będzie dostatecznie czytelny. Podczas używania takiego dokumentu nie trudno będzie o błędy.
Do skanowania dokumentacji czarno-białej poleca się stosowanie rozdzielności 300 dpi. W niektórych przypadkach może być konieczne ustawienie innych parametrów.
Należy pamiętać, że lepsza rozdzielczość nie zawsze oznacza lepsze skanowanie dokumentów. Gdy proces będzie zachodził z ustawieniami rozdzielczości powyżej 400 dpi, może potrwać zbyt długo. Ważne więc, żeby rozpoznać, na którą dokumentację należy poświęcić więcej czasu, a którą skanować ze standardowymi ustawieniami.
- Z pomocą profesjonalnej firmy
Profesjonaliści świetnie orientują się w tym, w jaki sposób optymalnie zeskanować dokumenty. Taka praca, w ich wykonaniu, nie zajmuje więcej czasu, niż jest to rzeczywiście konieczne. Nie tylko świetnie znają sprzęt. Widzą też, jak go skonfigurować, żeby otrzymać najlepsze wyniki. Tyczy się to nie tylko wspomnianej wcześniej rozdzielczości, ale też i kontrastu. Jeśli treści znajdują się na kolorowym papierze, należy zwiększyć jasność i kontrast.
Samodzielne skanowanie dokumentów może być kłopotliwe, dlatego poleca się je tylko niewielkim firmom. W innych przypadkach niestety ten proces zajmuje zbyt dużo czasu. Jeśli dokumentacji jest naprawdę dużo, takie skanowanie dokumentów nie będzie dodatkową czynnością, wykonywaną przez pracownika firmy, ale jego jedynym zajęciem. Konieczne więc będzie wydzielenie odpowiedniego stanowiska. Dotychczasowymi obowiązkami zatrudnionej osoby będzie musiał się w tym czasie zająć ktoś inny.
Dlaczego warto przeprowadzić masowe skanowanie dokumentów w firmie?
Dokumenty w elektronicznym formacie dużo łatwiej udostępniać. Usprawniają pracę oraz pozwalają szybko reagować na potrzeby partnerów i klientów. Oszczędzają czas i pozwalają zyskać lepszą kontrolę nad zbiorami. Dużo łatwiej jest też aktualizować takie archiwa. Skanowanie dokumentów to też oszczędność pieniędzy.
Dokumenty w formie cyfrowej, nie wymagają zakupu szaf i regałów. Takie meble mogą być kosztowne, zwłaszcza jeśli przedsiębiorcy zależy na odpowiednim zabezpieczeniu akt. Elektroniczne pliki służące do bieżącej działalności pracownicy przechowują na swoich komputerach, a inne, cenniejsze zasoby, zapisywane są na zewnętrznych nośnikach. Zeskanowane akta zajmują nieporównywalnie mniej miejsca niż teczki i segregatory. Taka oszczędność miejsca pozwala na lepsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej. W efekcie można zrezygnować z wynajmowania dużego lokalu i zaoszczędzić tym samym na czynszu.
Decyzja o masowym skanowaniu dokumentów to również oszczędności związane z zakupem teczek, koszulek, segregatorów, papieru, niszczarek do papieru itp. Przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej jest tańsze. Chociaż wydaje się, że są to małe różnice, kumulują się, jeśli dysponujemy naprawdę obszerną dokumentacją.
Dziś nikogo nie trzeba już przekonywać do zalet digitalizacji. W rezultacie coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje profesjonalnej pomocy. Takie wsparcie oferuje m.in. Rhenus Data Office Polska – firma oferująca kompleksowe usługi związane z zarządzaniem i przechowywaniem dokumentów firmowych.
